Le process mining et le task mining pour une analyse factuelle et objective de votre fonctionnement et identifier vos dysfonctionnements.

GetTIME! Utilise les techniques du process mining et du task mining pour identifier ce qui ralentit votre organisation et évaluer les impacts en coûts cachés.

Qu’est-ce que le process mining

Le process mining nous permet de découvrir, analyser et surveiller les processus de bout en bout et leurs sous-processus.

 

Prenons l’exemple de la publication d’un livre : le processus d’édition d’un livre commence par l’écriture du livre, et se termine une fois que le livre a été distribué dans les librairies. En le regardant d’un point de vue macro, c’est ce que l’on peut appeler un processus de bout en bout : du premier point qui est l’écriture (« point de départ ») jusqu’au dernier point, la distribution (« point de fin »).

Si nous prenons cet exemple, nos consultants se concentreront sur la façon dont le processus fonctionne entre les différents acteurs du processus : l’auteur, l’éditeur, le concepteur, le correcteur, l’imprimerie, et les canaux de distribution.

Autre exemple, en entreprise, une facture spécifique est une instance de processus qui passe par plusieurs départements, étant traitée par de nombreux employés et entrant dans divers systèmes de l’entreprise. Nos consultants analyseront l’ensemble des instances pour comprendre le traitement factuel des factures. Le trajet complet de chaque facture – ou de toute autre instance de processus d’ailleurs – est découvert et affiché dans une carte de processus. Cette carte de processus représente le flux réel du processus tel qu’il se produit avec tous ses cas, variantes et chemins. 

En utilisant cette technique, nos consultants peuvent analyser, surveiller le processus, et en utilisant l’IA, les règles métiers, la simulation …Ils peuvent identifier les dysfonctionnements à la source des coûts cachés, mais aussi les bonnes pratiques et vous suggérer des améliorations à mettre en place en mesurant leurs impacts réels sur votre organisation.

Quelles sources de données pour le process mining : les logs events

 

Comme source de données, le process mining utilise ce que l’on appelle les logs events, c’est-à-dire les données contenant des informations sur l’activité effectuée (par exemple. Création de bons de commande), ID (commande d’achat no 24395) et l’horodatage.

Nos consultants prennent ces données dans divers systèmes informatiques tels que votre ERP, CRM, Supply Chain Management, et d’autres.

Qu’est-ce que le task mining

Contrairement au process mining, le task mining se concentre sur les tâches – composants plus petits d’un processus ou d’un sous-processus contenant un certain nombre d’étapes, habituellement exécutées manuellement par les employés sur leurs postes de travail.

 

Si on reprend notre exemple de la publication d’un livre, l’activité de l’impression du livre comprendrait des tâches telles que la création de la mise en forme d’impression, l’examen de la mise en forme d’impression, la configuration de la machine à imprimer, le chargement du papier dans la machine d’impression, et ainsi de suite.

Comprendre les actions des utilisateurs

 

Le task mining enregistre et analyse les actions de l’utilisateur dans le but de comprendre l’activité plus en détail, d’optimiser, d’améliorer ou même d’automatiser ces tâches ou certaines parties de celui-ci qui font souvent perdre beaucoup de temps et source de coûts cachés.

Exemples de tâches typiques : 

  • – insérer et copier des données,
  • – télécharger et mise à jour des fichiers,
  • – se connecter et naviguer à travers les systèmes d’entreprise.

Par exemple, dans le cadre du processus de paiement, une facture doit être téléchargée à partir d’un e-mail, d’informations copiées sur un tableur et de factures pdf téléchargées sur le système comptable. Par conséquent, les tâches qu’un employé effectue comprennent l’ouverture de l’e-mail, le téléchargement de la pièce jointe, la saisie d’informations dans le formulaire, le téléchargement des documents, l’enregistrement des modifications, la formation de l’activité « Facture à soumettre ».

 

Le task mining fonctionne avec les logs d’interface utilisateur

 

Les sources de données pour le task mining sont différentes des logs events du process-mining. La base du task mining sont les logs UI basés sur l’enregistrement des interactions de l’utilisateur avec les interfaces de poste de travail.

Dans la pratique, cela signifie enregistrer les clics de souris, les frappes, les copier-coller, et d’autres actions régulièrement exécutées. Les technologies utilisées comprennent l’exploration de données, la reconnaissance de motifs, le traitement du langage naturel (NLP) et la reconnaissance optique des caractères (OCR).

 

Le résultat du task-mining est une représentation d’une séquence d’étapes et de leurs variantes effectuées par l’utilisateur, qui peuvent plus tard être utilisées comme squelette pour les initiatives d’améliorations des dysfonctionnements.

Le process & task mining sont des techniques complémentaires pour identifier les causes des coûts cachés.

Le process mining et le task mining sont des techniques complémentaires pour mettre à jour et comprendre le fonctionnement au quotidien de votre organisation et identifier les sources des coûts cachés.

La combinaison des deux fournissent une meilleure visibilité et transparence dans les opérations de l’entreprise.

Pourquoi utiliser les services de GetTIME! ?

  • – la maitrise de ces deux techniques, nous permettent de comprendre au mieux le fonctionnement de vos organisations à un niveau très fin qui permet d’apporter des réponses rapides avec des effets immédiats sans développements informatiques lourds.
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